KI-Kompetenz für Unternehmer:innen

Mit der Business Database vereinst Du Buchhaltung, Prozesse und KI in einem System.

- 14 Tage kostenlos
- Keine Kreditkarte notwendig
- Testphase endet automatisch
- KI-Power auf Basis modernster Oracle-Technologie (auch im Testzeitraum)
- Praxisnahe Umsetzung statt Tool-Wildwuchs

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Kundenbewertungen & Erfahrungen zu Business Database. Mehr Infos anzeigen.

Nicht mehr Tools. Mehr Intelligenz in Deinen Prozessen.

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Scanne Deine Belege mit hocheffizienter KI

Die KI erkennt relevante Daten wie Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuersätze, Rechnungssteller samt Adresse automatisch – ganz ohne manuelle Eingabe.

Rechnungen schreiben

„So schnell, du denkst, es war Magie“

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Angebote schreiben

„Ein präzises Angebot minimiert Missverständnisse“

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Lieferscheine schreiben

„Weil Pakete schon kompliziert genug sind!“

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CRM - Kontakte

„Dein Schlüssel zu erfolgreichem Kundenmanagement“

Homepage KI Workflow

Einzigartiger Service - Dein KI Use Case

KI entfaltet ihre Kraft erst dann, wenn sie Teil Deiner Prozesse wird.

Mehrere Firmen - ein Login

„Warum komplizierter?“

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Produkte und Dienstleistungen

„Die Grundlage Deines Unternehmenserfolges!“

Dynamische Datenanalysen

„Starr war gestern. Interaktiv ist heute.“

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Simple Zeiterfassung - rasche Zeitabrechnung

Für Mitarbeiter und Personalverantwortliche

Starte Deine 14-tägige Testphase

kostenlos!

Greife auf alle Funktionen kostenlos zu und überzeuge Dich selbst von den Vorteilen unserer Software. Entdecke, wie die BUSINESS DATABASE jeden Aspekt Deines Unternehmens unterstützt – inklusive einer kostenlosen Einschulung, damit Du das volle Potenzial ausschöpfen kannst.

Häufig gestellte Fragen

14 Tage.
Ja natürlich. Wir helfen Dir von Tag 1 an Dich rasch im System zurechtzufinden. Außerdem helfen wir Dir auch kostenfrei (!) bei der Einrichtung. Unser Tipp: Wenn Du Dich für den Test registriert hast, kannst Du am Ende des Registrierungsprozesses sofort ein kostenfreies Expertengespräch buchen. So wird Dein Test effizient und Du kommst schneller zum Ziel! Teste uns – nicht nur die Software sondern auch unser Service – wir freuen uns auf Dich 😉
Ganz einfach! Du siehst in der Testphase am oberen rechten Rand einen orangen „Testnavigator“. Dieser hilft dir in 11 Schritten die Software richtig einzurichten. Der letzte Schritt beinhaltet die Lizensierung. Drücke den dortigen Button und folge den Anweisungen. Zuerst wirst Du gefragt welche Deiner Testdaten Du behalten möchtest (z.Bsp: reale Kontakte die Du schon mühevoll eingegeben oder importiert hast) oder welche Daten vom System vor dem Echtbetrieb noch gelöscht werden sollen (z.Bsp: generierte Rechnungen welche wirklich nur Testrechnungen waren). Nach dieser Entscheidung folgt noch der Bezahlprozess und schon ist die Lizenz aktiv – Du kannst loslegen!
Solltest Du ausnahmsweise länger testen wollen kontaktiere unser Service Center unter service@business-db.com oder telefonisch unter +43 664 1477 396. Wir können den Test für Dich gerne verlängern.
Normalerweise ist der Ablauf wie folgt: Dein Zugang wird nach 14 Tagen gesperrt aber nicht gelöscht! Du kannst also auch nach 15 Tagen (oder später) die Lizenz lösen und hast sofort wieder Zugriff auf Deine Business Database – dann aber im Echtbetrieb. Solltest Du Deine Testlizenz nach 3 Monaten nicht lizensieren werden Deine Daten unwiederbringlich gelöscht.
In allen unseren Tarifen können beliebig viele Rechnungen geschrieben werden. Keine Limits!
Ja!
Du kannst beliebig viele Briefpapiere erstellen und es ist auch sehr einfach. Wir helfen Dir aber gerne in der Testphase bei der Ersteinrichtung. Tipp: Buche dazu unser obligatorisches kostenfreies Expertengespräch schon in der Testphase.
Ja!
Jede Rechnung die Du über die BUSINESS DATABASE generierst, kann von der Gegenseite elektronisch gelesen werden. Dazu verwenden wir jene Formate, welche im deutschsprachigen Raum aktuell führend sind und von der öffentlichen Hand auch gefordert werden: ZUGfERD und X-Rechnung. Zu diesem Thema gibt es verschiedene Blog Beiträge hier auf der Homepage bzw. Videos in unserer „Business Database Academy“ welche Dir kostenfrei als Kunde zur Verfügung stehen.
Ja natürlich!
Eine Entwurfsrechnung ist eine noch nicht reale Rechnung, welche Du vorab im System eintragen kannst. Ein Entwurfsrechnung ist aus vielerlei Sicht sinnvoll:

Beispiel1: Du schreibst eine Rechnung vorab oder weißt noch gar nicht genau was Du fakturieren willst. Schreib einfach eine Entwurfsrechnung welche Du jederzeit ändern kannst. Erst wenn Du Dir sicher bist, dann generiere mit einem einzigen Klick aus Deinem Entwurf eine reale Rechnung mit der notwendigen Rechnungsnummer.

Beispiel2: Du schreibst jede Rechnung vorab als Entwurfsrechnung und erst nach eine Kontrolle generierst Du die wirkliche Rechnung.

Achtung: Eine Entwurfsrechnung ist keine Planrechnung – siehe entsprechenden FAQ Eintrag
Das Konzept der Planrechnung ist in Deiner Business Database sehr vielschichtig umgesetzt und extrem hilfreich.
Eine Planrechnung ist eine zukünftige noch nicht reale Rechnung, welche Du vorab im System eintragen kannst. Ein Planrechnung ist aus vielerlei Sicht sinnvoll:

Beispiel1: Du hast ein Angebot geschrieben und dieses mit 5 Sterne bewertet, weil Dir der Kunde signalisiert hat, dass er sehr sicher kaufen wird. So ein Angebot lässt sich sehr leicht in eine Planrechnung transferieren und vereinfacht so Deine Planung enorm.

Beispiel2: Du verwaltest in Deiner Business Database sogenannte Fixrechnungen. Also Rechnungen die periodisch immer wieder zu erstellen sind (Bsp.: Miete, Lizenzen, Beratungsleistung etc.). Wenn Du eine solche Rechnung stellst und an den Kunden sendest dann wird Deine Business Database für die nächste Periode vollautomatisch eine Planrechnung in der Zukunft erstellen. Denn das sind gesicherte, aber noch nicht tatsächlich fakturierbare Leistungen bzw. Produktverkäufe. So wird nie etwas vergessen!

Beispiel3: Du erstellst einfach selbst eine Planrechnung in der Zukunft, weil Du dir sicher bist dass Du in der Zukunft diese Rechnung fakturieren wirst. Schriebe dann keine Erinnerung, sondern sofort eine Planrechnung die Du dann später mit einem Klick zu einer Rechnung generieren kannst.

Zusammenfassen: schreibe überall dort Planrechnungen wo Du gesicherte Einnahmen erwartest. So hast Du im Reporting einen perfekten Überblick!
Ja, die Business Database bietet die Möglichkeit in Teilrechungen zu fakturieren:
Angenommen Du willst eine Rechnung über 10.000,- fakturieren, willst aber 3 Teilrechnungen erstellen (1.Rechnung mit 50%, 2.Rechnung mit 30% und 3.Rechnung mit 20%).
Die erste Rechnung wird erstellt und für Rechnung 2+3 werden sog. Planrechnungen erstellt. Extrem effektiv und einfach.
Ja natürlich!
Eine Akontorechnung ist eine Rechnung, die im Rahmen eines größeren, langfristigen oder wiederkehrenden Auftrags ausgestellt wird, bei der der Kunde einen Teilbetrag (Akonto) im Voraus oder während des Projektverlaufs bezahlt. Die Akontorechnung stellt also eine Teilrechnung dar, die den vorab zu zahlenden Betrag für eine noch nicht vollständig erbrachte Leistung oder Lieferung anzeigt.
In Deiner Business Database erstellt Du sehr einfach eine Akontorechnung die Du jeder andern zukünftigen Rechnung gegenrechnen kannst. Extrem effektiv!
Zusätzlich unterstützen wir Teilrechnungen (siehe entsprechender FAQ Eintrag)
Ja natürlich!
Eine IG-Lieferung (innergemeinschaftliche Lieferung) ist eine Lieferung von Waren zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Mitgliedstaaten, bei der die Waren von einem EU-Mitgliedstaat in einen anderen EU-Mitgliedstaat transportiert werden. Die Besonderheit bei einer IG-Lieferung ist, dass diese Lieferung unter bestimmten Voraussetzungen mehrwertsteuerbefreit ist.

Für Dich heißt das nur Du musst einen Haken bei der Rechnung setzen und schon sind diese die folgenden rechtlichen Punkte alle erfüllt. Sehr effizient und einfach.

Merkmale einer IG-Lieferung-Rechnung:
Die Rechnung für eine IG-Lieferung muss wie eine normale Rechnung aufgebaut sein, enthält aber spezifische Angaben, die die Steuerbefreiung und die innergemeinschaftliche Lieferung betreffen.
1. Sowohl die USt-IdNr. des Verkäufers als auch die des Käufers müssen auf der Rechnung vermerkt sein, um zu belegen, dass es sich um zwei mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen handelt.
2. Auf der Rechnung muss explizit darauf hingewiesen werden, dass es sich um eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung handelt. Ein üblicher Vermerk könnte zum Beispiel lauten: „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 4 Nr. 1b UStG“ (in Deutschland).
3. Es wird keine Mehrwertsteuer berechnet, da die Lieferung im Rahmen des IG-Handels steuerbefreit ist.
4. Es ist wichtig, dass der Transport der Waren in ein anderes EU-Land nachweisbar ist. Dies kann durch entsprechende Dokumente oder eine Bestätigung des Käufers erfolgen, dass die Ware ins Ausland transportiert wurde.
5. Die Rechnung enthält die übliche Beschreibung der gelieferten Ware, den Betrag und alle anderen erforderlichen Rechnungsdetails.

Ja natürlich!
Im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens wird die Mehrwertsteuer nicht vom Verkäufer, sondern vom Käufer des Produkts oder der Dienstleistung abgeführt. Der Verkäufer stellt die Rechnung ohne Mehrwertsteuer aus, und der Käufer ist dafür verantwortlich, die Mehrwertsteuer zu berechnen und an das Finanzamt abzuführen.
In Deiner Business Database ist das ein einfacher Hacken den Du setzen kannst. Die Rechnung wird dann automatisch zur Netto Rechnung mit dem entsprechenden Hinweis das der Leistungsempfänger die Steuer abzuführen hat. Sehr einfach, sehr effektiv.
Ja natürlich!
Unter einer OSS-Rechnung versteht man eine Rechnung, die im Rahmen des One-Stop-Shop-Verfahrens (OSS) für grenzüberschreitende Lieferungen von Waren und Dienstleistungen innerhalb der Europäischen Union (EU) ausgestellt wird. Das OSS-Verfahren ist eine vereinfachte Steuerregelung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Mehrwertsteuerschulden für alle EU-Staaten über eine zentrale Anlaufstelle zu deklarieren und abzuführen.

Du benötigst dafür einen OSS Nummer von Deinem Finanzamt. Diese OSS Nummer kannst Du in Deiner Business Database eintragen und so hast Du die Möglichkeit als z.Bsp.: deutscher Unternehmer an einen französischen Kunden mit französischer Mehrwertsteuer zu fakturieren. Ohne OSS Verfahren vollkommen unmöglich, dann als Deutscher Unternehmer kannst Du normalerweise nur mit deutschen Steuersätzen fakturieren. Wenn Du also viele (Privat-)Kunden in unterschiedlichsten EU Ländern hast, dann kann dieses Verfahren für Dich Vorteile bieten. Sprich darüber mit Deinem Steuerberater. Wir, die Business Database haben auf alle Fälle die Lösung für Dich: Du schreibst nur eine Rechnung an einen Franzosen, das System erkennt den Französischen Steuersatz und wird Dein Produkt mit dem Französischen Steuersatz fakturieren. Alles ohne zu wissen wie hoch dieser Steuersatz ist. Sehr einfach, sehr effektiv.
Eine Drittlandrechnung ist eine Rechnung, die für Transaktionen zwischen einem EU-Mitgliedstaat und einem Land außerhalb der EU bzw. des EWR ausgestellt wird, wobei spezielle steuerliche und zollrechtliche Regelungen zu beachten sind.
Eine Zahlungserinnerung und danach 3 Mahnstufen
Für alle kann der Text (mehrsprachig), Zahlungszielverlängerung und Mahngebühren eingestellt werden.
Ja natürlich. Im Menü unter Rechnungen/Mahnungen werden alle Rechnungen die sich in irgendeiner Mahnstufe befinden sehr übersichtlich angezeigt. Auch kann von dort die Bearbeitung der Mahnungen erfolgen. Sehr effektiv!
Ja natürlich. Einerseits sendet Deine Business Database von selbst Deine Emails raus (z.Bsp.: mit Attachment der Rechnung die Du geschrieben hast). In diesem Fall hast Du gar Nichts zu tun.
Andererseits kannst Du Deinen eigenen Mail Ausgangsserver hinterlegen (SMTP) und hast so den Vorteil, dass du die Mails auch in Deinem „Gesendet Ordner“ Deines bevorzugten Mailprogramms finden kannst.
Ja. Mit wenigen Klicks kannst Du eine Auftragsbestätigung und eine Rechnung generieren. Das spart enorm Zeit!
Und nicht nur das – Du kannst aus einem Angebot auch direkt mehrere Teilrechnungen generieren. Siehe dazu auch FAQ Teilrechnungen
Ja. Mit wenigen Klicks kannst Du für einen oder mehrere Lieferscheine eine Rechnung generieren. Auf deiner Rechnung stehen auch die abgerechneten Lieferscheine. Extrem effektiv!
Ja. Mit wenigen Klicks kannst Du aus einer bereits erstellten Rechnung einen zusätzlich benötigten Lieferschein generieren. Extrem effektiv!
Ja. Du oder Deine Mitarbeiter buchen in der Zeiterfassung und können dann mit wenigen Klicks eine Sammelrechnung für einen bestimmten Zeitraum generieren. Leistungsreport inklusive. Extrem einfach – extrem effektiv.
Diese Funktion steht ab dem //PRO Tarif verfügbar.
Beispielanwendung aus unserem Kundenstamm: Reinigungsfirma arbeitet mit unserem //PRO Tarif. Die einzelnen Reinigungskräfte buchen via Handy die Zeit welche sie in einem Objekt verbringen. Das Backoffice generiert vollkommen entspannt die Rechnungen bei Bedarf. Gleicher oder ähnlicher Bedarf dann ruf uns einfach an: +43 699 1477 396
Ab Tarif //EASY können beliebig viele Belege/Ausgaben mit KI ausgelesen und gebucht werden. Keine Limits!
Preismodelle die Belege zählen und dann wieder plötzlich neue Kosten produzieren verstehen wir aus Kundensicht nicht und lehnen diese daher strikt ab. Wie soll man mit derartigen Abo Systemen Kostenkontrolle bewahren?
Anders als am Markt üblich. Wir beraten keine Tools, wir glauben auch nicht, dass sich die Welt zum Positiven ändert indem Unternehmer jede Woche neue Tools testen. Das ist weitgehend Zeitverschwendung! Wir glauben aber fest daran, dass Unternehmer ihre eigenen Prozesse mit KI verbinden müssen um konkurrenzfähig zu bleiben. Daher ist der Ausgangspunkt unserer Beratung das Verständnis für Ihr Geschäftsmodell. Am Ende steht die Integration ivon KI-Lösungen direkt in Ihre Geschäftsabläufe. Ob sie dabei unsere Business Database als Ausgangsbasis verwenden oder Ihre eigenen Systeme ist unerheblich. Sie liefern den/die UseCase/s wir liefern die Integration. Ein erstes Gespräch wird Klarheit bringen wie wir arbeiten.
Keine externen Tools für welche du wieder neue Lizenzen benötigst. Nutzt Du unsere Business Database als Basis Deiner KI Strategie (nicht zwingend notwendig), ist sehr vieles inkludiert. Wir nutzen dabei unsere Expertise in der ORACLE Datenbank Entwicklung in der wir nunmehr 25 Jahre tätig sind. ORACLE ist einer der ganz großen Player am globalen Markt. Nur am Rande: ChatGPT läuft auf ORACLE Servern. Und da ORACLE auch der Weltmarktführer für Business Datenbanken ist, ist diese Kombination enorm schlagkräftig. Teste uns und/oder sprich mit uns dann wird vieles klarer.
Über 90 % der Unternehmer scheitern bei der Umsetzung von KI/AI nicht an der Technologie selbst,
sondern daran, dass sie ihre bestehenden Geschäftsprozesse nicht mit KI verbinden.
Statt einer klaren Strategie entstehen Tool-Wildwuchs, Insellösungen und teure Experimente – aber kein echter Mehrwert.

Wir machen es anders.
Unsere KI-Beratung setzt nicht beim Tool, sondern bei Ihren Prozessen an:
– Wir analysieren Ihre bestehenden Abläufe.
– Wir identifizieren klare Automatisierungspotenziale.
– Wir integrieren KI dort, wo sie tatsächlich Wirkung entfaltet.
– Und wir sorgen dafür, dass Sie dauerhaft den Überblick behalten, statt im KI-Dschungel zu versinken.
Dazu zunächst ein Statement von unserem CEO Walter Hochreiner:
„Viele Unternehmer verlieren sich in unzähligen Tools – und erreichen nichts außer von chatGPT generierte Social Media Posts. 
Wir zeigen Ihnen, wie Sie KI richtig einsetzen, um Zeit zu gewinnen, Abläufe zu vereinfachen und echtes Wachstum zu ermöglichen.
Kein Chaos. Kein Rätselraten. Sondern ein klarer Fahrplan zur digitalen Transformation.“

Die Antwort lautet also: Es gibt nicht das Beste Tool am Markt, es gibt nur die Beste KI Strategie für Ihr Unternehmen. Integrieren Sie KI in ihre Geschäftsprozesse und vergessen sie Insellösungen. Ein Gespräch mit uns wird Klarheit bringen.
Im Normalfall alle rechnungsrelevanten Daten wie:
– Empfänger der Rechnung
– Rechnungsersteller samt Adressdaten und UID Nummer
– Gesamtsummen Brutto
– Steuersatz und Steuerbetrag
– Rechnungsnummer
– Rechnungsdatum

Wir erkennen auch Besonderheiten wie Reverse Charge Rechnungen, IG Lieferung/Erwerb Rechnungen uva.

Alle diese Daten erkennt unsere KI im Idealfall mit einer sehr hohen Erkennungsrate. Alle Datenfelder werden vorausgefüllt und können nach Überprüfung auch geändert oder erweitert werden.
Die KI nimmt Ihnen mehr wie 90% der Arbeit ab. Im Sinne einer fehlerfreien Buchhaltung raten wir hier kontrollierend einzugreifen.
Keine zusätzlichen Kosten. Ab //EASY Tarif ist hier alles inkludiert. Scanne so viele Belege wie Du willst. In der Desktop Version und auch in der Mobile Scan App!