Rechnungsmerkmale

Rechnungen spielen eine zentrale Rolle im Geschäftsverkehr, sowohl in Österreich als auch in Deutschland. Sie dienen nicht nur als Nachweis erbrachter Leistungen und Zahlungen, sondern erfüllen auch steuerliche Pflichten. In beiden Ländern gibt es klare gesetzliche Vorschriften, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, damit sie als rechtskonform gilt. In diesem Artikel erläutern wir die wichtigsten Rechnungsmerkmale, die in Österreich und Deutschland berücksichtigt werden müssen.

1. Rechtliche Grundlagen

In Deutschland sind die gesetzlichen Vorgaben für Rechnungen in §14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt. In Österreich basiert die Rechnungslegung auf dem Umsatzsteuergesetz (UStG 1994), insbesondere §11 UStG. Diese Gesetze legen fest, welche Informationen auf einer Rechnung vorhanden sein müssen, damit der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann und steuerliche Pflichten erfüllt sind.

2. Allgemeine Rechnungsmerkmale

a) Vollständiger Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer

Die Rechnung muss den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmens sowie des Leistungsempfängers enthalten. Dies dient zur eindeutigen Identifizierung beider Parteien und ist sowohl in Deutschland als auch in Österreich zwingend erforderlich.

b) Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

In Deutschland und Österreich muss entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) des leistenden Unternehmens angegeben werden. Bei grenzüberschreitenden Geschäften innerhalb der EU ist die UID beider Parteien anzugeben, damit die Regelungen des innergemeinschaftlichen Handels angewendet werden können.

c) Ausstellungsdatum der Rechnung

Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde, ist ein unverzichtbares Merkmal. Es ermöglicht eine zeitliche Einordnung der erbrachten Leistung und ist auch für steuerliche Zwecke entscheidend.

d) Fortlaufende Rechnungsnummer

Eine fortlaufende Rechnungsnummer dient dazu, jede Rechnung eindeutig zu identifizieren und Manipulationen zu vermeiden. Die Rechnungsnummer muss einmalig sein und darf sich nicht wiederholen.

e) Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der erbrachten Dienstleistungen

Die Rechnung muss eine klare Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen enthalten. Diese Angaben müssen ausreichend detailliert sein, um nachvollziehen zu können, welche Leistungen oder Lieferungen in Rechnung gestellt werden.

f) Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

Der Zeitpunkt der Lieferung oder der Erbringung der Dienstleistung muss angegeben werden, sofern er nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Dieser Zeitpunkt ist wichtig für die Bestimmung der Steuerperiode, in der die Umsatzsteuer fällig wird.

g) Nettobetrag und Steuersatz

Die Rechnung muss den Nettobetrag, also den Betrag ohne Umsatzsteuer, ausweisen. Zudem muss der in Rechnung gestellte Steuersatz (z. B. 20 % in Österreich oder 19 % in Deutschland) angegeben werden. Bei unterschiedlichen Steuersätzen müssen diese getrennt aufgeführt werden.

h) Umsatzsteuerbetrag

Neben dem Nettobetrag ist der darauf entfallende Umsatzsteuerbetrag explizit aufzuführen. Dieser Betrag muss für jede Leistung oder Lieferung separat ausgewiesen werden.

3. Weitere Besonderheiten

a) Kleinbetragsrechnungen

In Deutschland und Österreich gibt es Erleichterungen für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 400 Euro (brutto). Diese sogenannten Kleinbetragsrechnungen müssen weniger detaillierte Angaben enthalten. Es genügen:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens,
• Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der Leistung oder Lieferung,
• Bruttobetrag und Umsatzsteuersatz.

Die fortlaufende Rechnungsnummer und die Steuernummer oder UID sind bei Kleinbetragsrechnungen nicht erforderlich.

b) Gutschriften

Wenn der Leistungsempfänger die Rechnung selbst ausstellt, spricht man von einer Gutschrift. In diesem Fall muss die Rechnung den Zusatz „Gutschrift“ enthalten. Alle anderen gesetzlichen Pflichtangaben bleiben unverändert bestehen.

c) Besonderheiten bei elektronischen Rechnungen

Elektronische Rechnungen sind in beiden Ländern nur dann zulässig, wenn der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zustimmt. Sie müssen die gleichen Informationen wie Papierrechnungen enthalten und können als PDF, EDI oder in anderen Formaten übermittelt werden. Seit 2011 dürfen elektronische Rechnungen ohne elektronische Signatur ausgestellt werden, sofern der Empfänger zustimmt.

4. Strafen bei Verstößen

Das Fehlen bestimmter Rechnungsmerkmale kann in Deutschland und Österreich schwerwiegende Folgen haben. Rechnungen, die nicht alle erforderlichen Angaben enthalten, berechtigen den Empfänger nicht zum Vorsteuerabzug. Darüber hinaus können Bußgelder und steuerliche Nachforderungen die Folge sein.

Zusammenfassung der wichtigsten Rechnungsmerkmale:

• Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer
• Steuernummer oder UID
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Beschreibung der Leistung oder Lieferung
• Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung
• Nettobetrag und Umsatzsteuersatz
• Umsatzsteuerbetrag

Indem Sie diese Punkte befolgen, gewährleisten Sie, dass Ihre Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und sowohl in Österreich als auch in Deutschland rechtskonform sind.