Excel – Irgendwann ist es genug!
Wenn du nicht weiter weißt – öffne eine Excel-Tabelle. Sieht immer produktiv aus.
Manchmal geht es im Job nicht darum, alles zu wissen, sondern darum, so auszusehen, als wüsste man alles.
Lesedauer: 5 Minuten
Wir freuen uns Euch mitteilen zu können, dass wir ab sofort Fixeinnahmen in 2 Ausführungen in unserer Faktura anbieten können.
Fixeinnahmen sind wiederkehrende Rechnungen, welche in unterschiedlichen Zahlrythmen angelegt werden können (Monat, alle 2 Monate, Quartal, Halbjahr, Jahr).
Aus Sicht der Rechnungslegung gibt grundsätzlich zwei Arten von Fixeinnahmen:
1.) Dauerrechnungen:
Hier wird z.Bsp.: für Mieteinnahmen eine Rechnung am 1.1. geschrieben und der Zahlrythmus wird mit „monatlich“ hinterlegt.
Kunde überweist jedes Monat obwohl er nur eine Rechnung bekommen hat.
2.) Immer wiederkehrende Einzelrechnungen:
Hier wird z.Bsp.: für Wartungsverträge jedes Monat 100,- Euro fakturiert.
Da die Dienstleistung in einem bestimmten Monat aber auch höher sein kann wurde mit dem Kunden vereinbart, dass jedes Monat eine neue Rechnung ausgestellt wird.
Kunde überweist also jedes Monat nur wenn er eine neue Rechnung bekommt auch wenn nur die urspünglichen 100,- Euro anfallen.
Beide Varianten werden von der BUSINESS DATABASE ab sofort unterstützt.
In Kürze wird auch ein Video zu diesem Thema bereitgestellt. TIPP: folge unserem neuen Youtube Kanal!
Du schreibst eine normale Rechnung so wie gewohnt. Unter (1) kannst Du aus dieser Rechnung nun eine Fixeinnahme machen. Es öffnet sich ein Bereich (2) mit allen Eingabefeldern für dieses Thema.
Du entscheidest als erstes ob Du wie vorher beschrieben eine Dauerrechnung oder wiederkehrende Einzelrechnungen als Fixeinnahme erzeugen willst.
Im Beispiel1 entscheiden wir uns für Einzelrechnung (3). Unter (4) geben wir den Rhythmus der Rechnungen ein – in unserem Fallbespiel Monat. Die Bezeichnung (5) der Fixeinnahme ist beliebig aber pflichtig (immer wenn ein kleines rotes Dreieck im linken oberen Eck erscheint ist das Feld ein Pflichtfeld) .
Schließlich gibt man an wann die erste Rechnung zu schreiben ist (6) und wann die letzte (7). Dieses Feld kann auch freigelassen werden wenn diese Rechnung vom Prinzip „ewig“ läuft. In diesem Fall wird das System für 5 Jahre Datensätze anlegen.
Durch Klick auf „Rechnung speichern“ wird die Rechnung und die Fixeinnahme gespeichert.
Im Prinzip ist alles wie gewohnt. Nur 2 Unterschiede. Unter (8) wird angezeigt, dass es sich bei dieser Rechnung um eine Rechnung innerhalb einer Fixeinnahme mit dem Typ „Einzelrechnung“ handelt. unter (9) können die Details der Fixeinnahme eingesehen werden.
Unter (10) befinden sich alle Information zur entsprechenden Fixeinnahme. Auch kann hier noch das „Datum bis“ weiter in die Zukunft verschoben werden. Unter (11) die interessanteste Information. Hier stehen die einzelnen Rechnungen die entstehen mit dem jeweiligen Status (offen, bezahlt, storniert oder geplant). Wie man sieht ist durch das schreiben der ersten Rechnung für 1.NOV auch gleich einen Planrechnung für die nächste Periode entstanden – in diesem Fall für den 1.DEZ.
AM 1.DEZ musst du nur noch die Planrechnung in eine normale Rechnung konvertieren und schon bist Du fertig
Unter der Annahme, dass die erste Rechnung (1.NOV) bezahlt wurde, die zweite Rechnung (1.DEZ) von einer Planrechung in eine normale Rechnung konvertiert wurde und dabei die neue Planrechnung (1.JAN) entstanden ist, stellt sich der selbe Screen so dar:
Das Beispiel für Dauerrechnungen ist vollkommen ident nur mit dem wesentlichen Unterschied, dass man in den Details immer die selbe Rechnung finden wird. Und dort auch für jede Periode „bezahlt“ klicken kann.
So einen Dauerrechnung kann also für NOV, DEZ, JAN schon bezahlt sein, während man für die restlichen Monate noch auf Eingang wartet. Buchhalterisch ist das nicht unerheblich. Diese Rechnung wird in jeden entsprechenden Monatsexport an den Steuerberater ausgespielt.
Wie bereits erwähnt werden wir in den nächsten Tagen 2 Videos zu diesem Themenbereich drehen. Abonniere unseren Youtube Kanal, dann bist Du sofort informiert.
Liebe Grüße, Walter
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