ZUGfERD – angesagte E-Rechnung

Die Digitalisierung verändert zunehmend die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Rechnungen stellen und empfangen. ZUGfERD, ein innovatives Format für elektronische Rechnungen, bietet eine flexible und effiziente Lösung, die sowohl für Menschen als auch für Maschinen nutzbar ist. In diesem Blogartikel werfen wir einen genaueren Blick darauf, was ZUGfERD auszeichnet, wie es funktioniert und welche aktuellen sowie zukünftigen rechtlichen Anforderungen es in Deutschland und Österreich gibt – inklusive der kommenden Änderungen in Deutschland ab 2025.

Was ist ZUGfERD?

ZUGfERD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein hybrides Rechnungsformat, das es ermöglicht, eine PDF-Rechnung mit einer maschinenlesbaren XML-Datei zu kombinieren. Das bedeutet, dass sowohl der Empfänger, der die Rechnung manuell prüft, als auch Softwarelösungen, die Rechnungen automatisch verarbeiten, mit dem gleichen Dokument arbeiten können.

ZUGfERD ist besonders im B2B- und öffentlichen Sektor verbreitet, da es eine effiziente und gesetzeskonforme Abwicklung von Rechnungen ermöglicht. Es ist sowohl in der Standard- als auch in der erweiterten Version verfügbar, um den Anforderungen unterschiedlichster Geschäftsmodelle gerecht zu werden.

Wie funktioniert ZUGfERD?

Eine ZUGfERD-Rechnung besteht aus zwei zentralen Komponenten:

1. PDF-Rechnung: Diese ist für den Menschen lesbar und sieht wie jede andere Rechnung aus.
2. XML-Daten: Diese maschinenlesbare Datei ist in das PDF eingebettet und enthält alle relevanten Informationen, die für die automatische Verarbeitung notwendig sind, wie z.B. Beträge, Steuersätze, Rechnungsnummern und Lieferdaten.

Durch diese duale Struktur kann ZUGfERD sowohl in traditionellen als auch in digitalisierten Prozessen verwendet werden, was es besonders flexibel macht. ZUGfERD erfüllt die strengen Anforderungen der EU-Norm EN 16931 und sorgt dafür, dass Ihre Rechnungen rechtssicher, fehlerfrei und schnell verarbeitet werden. 

Rechtliche Situation in Deutschland

Aktuell gelten in Deutschland klare Vorgaben für die elektronische Rechnungsstellung. Seit dem 27. November 2020 sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, elektronische Rechnungen zu akzeptieren. Das ZUGfERD-Format ist ein anerkanntes Format für die Übermittlung von E-Rechnungen an den öffentlichen Sektor, besonders in der Version, die den europäischen Standard EN 16931 erfüllt.

Doch die elektronische Rechnungsstellung wird bald eine noch größere Bedeutung erhalten. Ab dem 1. Januar 2025 wird der Empfang einer E-Rechnung gem. EN 16931 für alle deutschen B2B-Geschäfte verpflichtend. Das bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt alle Unternehmen ihre Rechnungen nur noch in elektronischer Form empfangen dürfen. ZUGfERD ist dabei eine der Lösungen, die den neuen gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Aber damit nicht genug: Eine weitere bedeutende Änderung folgt ab dem 1. Januar 2027 müssen dann alle Unternehmen E-Rechnungen für B2B-Transaktionen ausstellen. ZUGfERD bietet die technischen Möglichkeiten, um diesen neuen Anforderungen gerecht zu werden und eine nahtlose Integration in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme zu ermöglichen.

Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend einzuhalten.

Diese Änderungen haben das Ziel, den Rechnungsaustausch zu digitalisieren, die Effizienz zu steigern und Steuerbetrug zu minimieren.

Rechtliche Situation in Österreich

In Österreich ist die elektronische Rechnungsstellung ebenfalls etabliert, vor allem im öffentlichen Sektor. Seit dem 1. Januar 2014 müssen Unternehmen, die Rechnungen an den Bund stellen, diese elektronisch übermitteln. Das bevorzugte Format für diese Art von Rechnungen ist ebInterface, jedoch wird auch ZUGfERD als rechtskonformes Format anerkannt.

Im B2B-Sektor gibt es in Österreich bislang keine verpflichtenden Regelungen zur Verwendung von E-Rechnungen, dennoch entscheiden sich viele Unternehmen für elektronische Rechnungen, um ihre Prozesse zu optimieren und Fehler zu reduzieren. Hier ist ZUGfERD ebenfalls eine attraktive Option, da es sowohl gesetzliche Anforderungen erfüllt als auch eine flexible Nutzung ermöglicht.

Blick in die Zukunft

Die Einführung der E-Rechnungspflicht markiert einen entscheidenden Wendepunkt für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Unternehmen, die sich frühzeitig auf diese Änderungen vorbereiten und Systeme wie ZUGfERD implementieren, können nicht nur gesetzeskonform arbeiten, sondern auch ihre internen Abläufe erheblich effizienter gestalten.

ZUGfERD bietet in diesem Zusammenhang eine solide Basis, um den Anforderungen der digitalen Zukunft gerecht zu werden. Es erleichtert die Automatisierung von Rechnungsprozessen, reduziert Fehler und sorgt dafür, dass Unternehmen optimal auf die neuen gesetzlichen Vorgaben vorbereitet sind.