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Expertengespräch

Rechnungen schreiben

„So schnell, du denkst, es war Magie“

  • Erstelle professionelle Rechnungen mit wenigen Klicks
  • Behalte den Überblick durch integriertes Mahnwesen
  • Inklusive Plan-, Dauer-, Fix-, Teil- und Akontorechnungen
Jetzt kostenlos Testen
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Warum mehr Zeit aufwenden?

Der Kaffee wird kalt und der Umsatz sinkt

Schnell wie der Blitz, aber ohne das Chaos!

Mache Dir das Leben einfacher und generiere Zeit für Dich.

  • Professionell, schnell, einfach, übersichtlich
  • Organisiere und verwalte Deine Rechnungen nach individuellen Kriterien
  • Versende elektronische Rechnungen einfach und sicher
homepage Briefpapier

Briefpapier anpassen

Stell dein Briefpapier ein – vom Büroklassiker bis zur kreativen Spielwiese.

  • Logo, Schriftart, QR Code und hundert andere Einstellungen lassen keine Wünsche offen
  • Gestalte die Rechnung als Visitenkarte Deines Unternehmens
  • Ersteinrichtung erfolgt gerne im Onboarding bzw. Expertengespräch (Tipp: gleich mitbuchen beim kostenlosen Test!)
homepage Mahnung

Mahnen war noch nie so entspannt

Betriebswirtschaftlich ist klar, dass durch ein funktionierendes Mahnwesen mehr Liquidität im Unternehmen geschaffen wird. Wir sagen: „Mehr Geld in der Kasse dank charmantem Nachhaken!“ Bild nebenbei zeigt wie Du Deinen Kunden eher nicht behandeln solltest 😉

  • Mehr Liquidität dank reibungslosen Mahnsystem
  • Zahlungserinnerung und 3 Mahnstufen
  • Elektronischer Versand

Fixeinnahmen

Einmal anlegen – nie vergessen!

  • Als Dauerrechnung (Beispiel: Miete)
  • Als immer wiederkehrende Einzelrechnungen (Beipiel: Wartungsvertrag)
  • Maximale Planbarkeit durch automatisch erstellte Planrechnungen
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Akontorechnungen

Kompliziert war einmal

  • Akontorechnung im System in Sekunden erstellen
  • Später in der Schlussrechnung gegenrechnen
  • Extreme Zeitersparnis bei exaktem Ergebnis
homepage teilrechnungen 1

Teilrechnungen

Einmal anlegen – nie vergessen!

  • Beliebig viele Teilzahlungen aus einer Rechnung generieren
  • 1. Teilzahlung wird als normale Rechnung erstellt
  • 2. - letzte Teilzahlung wird als Planrechnung erstellt
  • Maximale Planbarkeit bei minimalem Aufwand
homepage generieren

Noch so ein Zeitsparer...

Rechnungen nicht erstellen, sondern generieren

  • Rechnung aus einem oder mehreren Lieferscheinen generieren
  • Rechnung aus Angebot generieren
  • Dauer 5-10 Sekunden (da hast Du locker eine Kaffeepause eingespart 😉
homepage Hacken

Schwupps, Rechnung erledigt – Haken dran!

Wir nennen es „ausziffern“ wenn Deine Rechnung als bezahlt markiert wird

  • Manuell ausziffern
  • Via Bank ausziffern (finAPI Schnittstelle)
  • Und Schwupps auch weg aus dem Mahnwesen
homepage interaktiv5

Dynamische Datenanalysen

„Starr war gestern. Interaktiv ist heute.“

  • Echtzeit aktualisierte Berichte zu allen Deinen Daten
  • Finde schnell relevante Informationen
  • Filtern, Sortieren, Gruppieren, Visualisieren etc.
  • Speichere oder exportiere Deine Berichte
homepage ZUGfERD

E-Rechnung

Mehr als nur ein PDF – vollautomatisch lesbar!

  • 2 Formate: X-Rechnung & ZUGfERD
  • Sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar
  • Pflicht in Deutschland ab 01.01.2025
  • In Österreich für Rechnungen an öffentliche Hand vorausgesetzt
homepage Produkte

Produkte pflegen: der Schatz Deines Unternehmens!

Einmal angelegt – überall verfügbar.

  • Unbegrenzt Produkte und Dienstleistungen anlegen
  • Aboprodukte, Bestellwesen, Lagerverwaltung
  • Umfassende Analysemöglichkeiten Deiner Produktverkäufe
homepage crm 2

Kontaktparty: Jeder rein in die Datenbank!

Alle Kontakte im Griff. Kunden, Lieferanten und mehr.

  • Unbegrenzt Kontakte anlegen
  • Zentrale Verwaltung – dezentrale Verwendung in allen Geschäftsprozessen
  • Umfassende Analysemöglichkeiten Deiner Kontakte

Starte Deine 14-tägige Testphase

kostenlos!

Teste die Funktionen für KI unterstützte Belegerfassung, Rechnungen, Angebote und Lieferscheine kostenlos und entdecke weitere Möglichkeiten, die Dein Unternehmen effizienter machen. Erhalte bereits in der Testphase eine kostenlose Einschulung, um das volle Potenzial unserer Software zu nutzen.

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Häufig gestellte Fragen im Bereich Rechnungen

In allen unseren Tarifen können beliebig viele Rechnungen geschrieben werden. Keine Limits!
Ja!
Du kannst beliebig viele Briefpapiere erstellen und es ist auch sehr einfach. Wir helfen Dir aber gerne in der Testphase bei der Ersteinrichtung. Tipp: Buche dazu unser obligatorisches kostenfreies Expertengespräch schon in der Testphase.
Ja!
Jede Rechnung die Du über die BUSINESS DATABASE generierst, kann von der Gegenseite elektronisch gelesen werden. Dazu verwenden wir jene Formate, welche im deutschsprachigen Raum aktuell führend sind und von der öffentlichen Hand auch gefordert werden: ZUGfERD und X-Rechnung. Zu diesem Thema gibt es verschiedene Blog Beiträge hier auf der Homepage bzw. Videos in unserer „Business Database Academy“ welche Dir kostenfrei als Kunde zur Verfügung stehen.
Ja natürlich!
Eine Entwurfsrechnung ist eine noch nicht reale Rechnung, welche Du vorab im System eintragen kannst. Ein Entwurfsrechnung ist aus vielerlei Sicht sinnvoll:

Beispiel1: Du schreibst eine Rechnung vorab oder weißt noch gar nicht genau was Du fakturieren willst. Schreib einfach eine Entwurfsrechnung welche Du jederzeit ändern kannst. Erst wenn Du Dir sicher bist, dann generiere mit einem einzigen Klick aus Deinem Entwurf eine reale Rechnung mit der notwendigen Rechnungsnummer.

Beispiel2: Du schreibst jede Rechnung vorab als Entwurfsrechnung und erst nach eine Kontrolle generierst Du die wirkliche Rechnung.

Achtung: Eine Entwurfsrechnung ist keine Planrechnung – siehe entsprechenden FAQ Eintrag
Das Konzept der Planrechnung ist in Deiner Business Database sehr vielschichtig umgesetzt und extrem hilfreich.
Eine Planrechnung ist eine zukünftige noch nicht reale Rechnung, welche Du vorab im System eintragen kannst. Ein Planrechnung ist aus vielerlei Sicht sinnvoll:

Beispiel1: Du hast ein Angebot geschrieben und dieses mit 5 Sterne bewertet, weil Dir der Kunde signalisiert hat, dass er sehr sicher kaufen wird. So ein Angebot lässt sich sehr leicht in eine Planrechnung transferieren und vereinfacht so Deine Planung enorm.

Beispiel2: Du verwaltest in Deiner Business Database sogenannte Fixrechnungen. Also Rechnungen die periodisch immer wieder zu erstellen sind (Bsp.: Miete, Lizenzen, Beratungsleistung etc.). Wenn Du eine solche Rechnung stellst und an den Kunden sendest dann wird Deine Business Database für die nächste Periode vollautomatisch eine Planrechnung in der Zukunft erstellen. Denn das sind gesicherte, aber noch nicht tatsächlich fakturierbare Leistungen bzw. Produktverkäufe. So wird nie etwas vergessen!

Beispiel3: Du erstellst einfach selbst eine Planrechnung in der Zukunft, weil Du dir sicher bist dass Du in der Zukunft diese Rechnung fakturieren wirst. Schriebe dann keine Erinnerung, sondern sofort eine Planrechnung die Du dann später mit einem Klick zu einer Rechnung generieren kannst.

Zusammenfassen: schreibe überall dort Planrechnungen wo Du gesicherte Einnahmen erwartest. So hast Du im Reporting einen perfekten Überblick!
Ja, die Business Database bietet die Möglichkeit in Teilrechungen zu fakturieren:
Angenommen Du willst eine Rechnung über 10.000,- fakturieren, willst aber 3 Teilrechnungen erstellen (1.Rechnung mit 50%, 2.Rechnung mit 30% und 3.Rechnung mit 20%).
Die erste Rechnung wird erstellt und für Rechnung 2+3 werden sog. Planrechnungen erstellt. Extrem effektiv und einfach.
Ja natürlich!
Eine Akontorechnung ist eine Rechnung, die im Rahmen eines größeren, langfristigen oder wiederkehrenden Auftrags ausgestellt wird, bei der der Kunde einen Teilbetrag (Akonto) im Voraus oder während des Projektverlaufs bezahlt. Die Akontorechnung stellt also eine Teilrechnung dar, die den vorab zu zahlenden Betrag für eine noch nicht vollständig erbrachte Leistung oder Lieferung anzeigt.
In Deiner Business Database erstellt Du sehr einfach eine Akontorechnung die Du jeder andern zukünftigen Rechnung gegenrechnen kannst. Extrem effektiv!
Zusätzlich unterstützen wir Teilrechnungen (siehe entsprechender FAQ Eintrag)
Ja natürlich!
Eine IG-Lieferung (innergemeinschaftliche Lieferung) ist eine Lieferung von Waren zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Mitgliedstaaten, bei der die Waren von einem EU-Mitgliedstaat in einen anderen EU-Mitgliedstaat transportiert werden. Die Besonderheit bei einer IG-Lieferung ist, dass diese Lieferung unter bestimmten Voraussetzungen mehrwertsteuerbefreit ist.

Für Dich heißt das nur Du musst einen Haken bei der Rechnung setzen und schon sind diese die folgenden rechtlichen Punkte alle erfüllt. Sehr effizient und einfach.

Merkmale einer IG-Lieferung-Rechnung:
Die Rechnung für eine IG-Lieferung muss wie eine normale Rechnung aufgebaut sein, enthält aber spezifische Angaben, die die Steuerbefreiung und die innergemeinschaftliche Lieferung betreffen.
1. Sowohl die USt-IdNr. des Verkäufers als auch die des Käufers müssen auf der Rechnung vermerkt sein, um zu belegen, dass es sich um zwei mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen handelt.
2. Auf der Rechnung muss explizit darauf hingewiesen werden, dass es sich um eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung handelt. Ein üblicher Vermerk könnte zum Beispiel lauten: „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 4 Nr. 1b UStG“ (in Deutschland).
3. Es wird keine Mehrwertsteuer berechnet, da die Lieferung im Rahmen des IG-Handels steuerbefreit ist.
4. Es ist wichtig, dass der Transport der Waren in ein anderes EU-Land nachweisbar ist. Dies kann durch entsprechende Dokumente oder eine Bestätigung des Käufers erfolgen, dass die Ware ins Ausland transportiert wurde.
5. Die Rechnung enthält die übliche Beschreibung der gelieferten Ware, den Betrag und alle anderen erforderlichen Rechnungsdetails.

Ja natürlich!
Im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens wird die Mehrwertsteuer nicht vom Verkäufer, sondern vom Käufer des Produkts oder der Dienstleistung abgeführt. Der Verkäufer stellt die Rechnung ohne Mehrwertsteuer aus, und der Käufer ist dafür verantwortlich, die Mehrwertsteuer zu berechnen und an das Finanzamt abzuführen.
In Deiner Business Database ist das ein einfacher Hacken den Du setzen kannst. Die Rechnung wird dann automatisch zur Netto Rechnung mit dem entsprechenden Hinweis das der Leistungsempfänger die Steuer abzuführen hat. Sehr einfach, sehr effektiv.
Ja natürlich!
Unter einer OSS-Rechnung versteht man eine Rechnung, die im Rahmen des One-Stop-Shop-Verfahrens (OSS) für grenzüberschreitende Lieferungen von Waren und Dienstleistungen innerhalb der Europäischen Union (EU) ausgestellt wird. Das OSS-Verfahren ist eine vereinfachte Steuerregelung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Mehrwertsteuerschulden für alle EU-Staaten über eine zentrale Anlaufstelle zu deklarieren und abzuführen.

Du benötigst dafür einen OSS Nummer von Deinem Finanzamt. Diese OSS Nummer kannst Du in Deiner Business Database eintragen und so hast Du die Möglichkeit als z.Bsp.: deutscher Unternehmer an einen französischen Kunden mit französischer Mehrwertsteuer zu fakturieren. Ohne OSS Verfahren vollkommen unmöglich, dann als Deutscher Unternehmer kannst Du normalerweise nur mit deutschen Steuersätzen fakturieren. Wenn Du also viele (Privat-)Kunden in unterschiedlichsten EU Ländern hast, dann kann dieses Verfahren für Dich Vorteile bieten. Sprich darüber mit Deinem Steuerberater. Wir, die Business Database haben auf alle Fälle die Lösung für Dich: Du schreibst nur eine Rechnung an einen Franzosen, das System erkennt den Französischen Steuersatz und wird Dein Produkt mit dem Französischen Steuersatz fakturieren. Alles ohne zu wissen wie hoch dieser Steuersatz ist. Sehr einfach, sehr effektiv.
Eine Drittlandrechnung ist eine Rechnung, die für Transaktionen zwischen einem EU-Mitgliedstaat und einem Land außerhalb der EU bzw. des EWR ausgestellt wird, wobei spezielle steuerliche und zollrechtliche Regelungen zu beachten sind.
Eine Zahlungserinnerung und danach 3 Mahnstufen
Für alle kann der Text (mehrsprachig), Zahlungszielverlängerung und Mahngebühren eingestellt werden.
Ja natürlich. Im Menü unter Rechnungen/Mahnungen werden alle Rechnungen die sich in irgendeiner Mahnstufe befinden sehr übersichtlich angezeigt. Auch kann von dort die Bearbeitung der Mahnungen erfolgen. Sehr effektiv!
Ja natürlich. Einerseits sendet Deine Business Database von selbst Deine Emails raus (z.Bsp.: mit Attachment der Rechnung die Du geschrieben hast). In diesem Fall hast Du gar Nichts zu tun.
Andererseits kannst Du Deinen eigenen Mail Ausgangsserver hinterlegen (SMTP) und hast so den Vorteil, dass du die Mails auch in Deinem „Gesendet Ordner“ Deines bevorzugten Mailprogramms finden kannst.
Ja. Mit wenigen Klicks kannst Du eine Auftragsbestätigung und eine Rechnung generieren. Das spart enorm Zeit!
Und nicht nur das – Du kannst aus einem Angebot auch direkt mehrere Teilrechnungen generieren. Siehe dazu auch FAQ Teilrechnungen
Ja. Mit wenigen Klicks kannst Du für einen oder mehrere Lieferscheine eine Rechnung generieren. Auf deiner Rechnung stehen auch die abgerechneten Lieferscheine. Extrem effektiv!
Ja. Mit wenigen Klicks kannst Du aus einer bereits erstellten Rechnung einen zusätzlich benötigten Lieferschein generieren. Extrem effektiv!
Ja. Du oder Deine Mitarbeiter buchen in der Zeiterfassung und können dann mit wenigen Klicks eine Sammelrechnung für einen bestimmten Zeitraum generieren. Leistungsreport inklusive. Extrem einfach – extrem effektiv.
Diese Funktion steht ab dem //PRO Tarif verfügbar.
Beispielanwendung aus unserem Kundenstamm: Reinigungsfirma arbeitet mit unserem //PRO Tarif. Die einzelnen Reinigungskräfte buchen via Handy die Zeit welche sie in einem Objekt verbringen. Das Backoffice generiert vollkommen entspannt die Rechnungen bei Bedarf. Gleicher oder ähnlicher Bedarf dann ruf uns einfach an: +43 699 1477 396
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